Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

1. Τι είναι το παρόν και πότε εφαρμόζεται

Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων («DPA») αποτελεί μέρος των Όρων Παροχής Υπηρεσιών μας και εφαρμόζεται κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το MoverTrack για τον χειρισμό δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν άλλα πρόσωπα — κυρίως τους πελάτες σας.

Υφίσταται διότι η νομοθεσία για την προστασία δεδομένων απαιτεί έγγραφη σύμβαση μεταξύ υπευθύνου επεξεργασίας και εκτελούντος την επεξεργασία, και διότι πρέπει να μπορείτε να δείτε ακριβώς τι κάνουμε με τα στοιχεία των πελατών σας.

2. Ποιος είναι ποιος

Εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Εσείς αποφασίζετε ποιους πελάτες θα καταχωρίσετε, τι θα καταγράψετε γι' αυτούς και ποιος λαμβάνει σύνδεσμο παρακολούθησης. Είναι δικοί σας πελάτες, όχι δικοί μας.

Εμείς είμαστε ο εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό σας. Αποθηκεύουμε και διακινούμε τα δεδομένα αυτά για να λειτουργήσουμε την Υπηρεσία για εσάς και για κανέναν δικό μας σκοπό. Δεν τα πωλούμε, δεν προωθούμε προϊόντα στους πελάτες σας και δεν τα χρησιμοποιούμε για την εκπαίδευση οποιουδήποτε συστήματος. Οι πληροφορίες που έχουν ανωνυμοποιηθεί και συγκεντρωθεί, έτσι ώστε να μην μπορούν πλέον να αναγνωρίσουν κανέναν, δεν αποτελούν πλέον δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, και μπορούμε να τις χρησιμοποιήσουμε για τη λειτουργία, τη μέτρηση και τη βελτίωση της Υπηρεσίας.

Χωριστά, είμαστε υπεύθυνος επεξεργασίας με δική μας ιδιότητα για τα δεδομένα που αφορούν εσάς — τον λογαριασμό σας, τα στοιχεία σύνδεσής σας, τη χρέωσή σας. Αυτά καλύπτονται από την Πολιτική Απορρήτου μας και όχι από την παρούσα DPA.

3. Τι επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό σας

Αντικείμενο και σκοπός: η παροχή της υπηρεσίας MoverTrack — προγραμματισμός, παραγγελίες, σελίδες παρακολούθησης για πελάτες, ανταλλαγή μηνυμάτων, διαχείριση ομάδας και, όπου το περιλαμβάνει το πρόγραμμά σας, μετατροπή συνομιλιών WhatsApp σε προτεινόμενες εργασίες.

Διάρκεια: για όσο διάστημα ο λογαριασμός σας είναι ενεργός, πλέον των περιόδων διατήρησης του άρθρου 10.

Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων: οι πελάτες σας, τα πρόσωπα που εκείνοι ορίζουν ως επαφές και οι εργαζόμενοί σας.

Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

• ονόματα, αριθμοί τηλεφώνου και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των πελατών σας·
• οι διευθύνσεις κάθε εργασίας, καθώς και τυχόν σημειώσεις που προσθέτετε σε μια εργασία·
• στοιχεία παραγγελιών, τιμές και ιστορικό εργασιών·
• φωτογραφίες και αρχεία που εσείς ή οι εργαζόμενοί σας ανεβάζετε σε μια εργασία·
• η θέση του οχήματος όσο εκτελείται η παρακολούθηση, καθώς και η προκύπτουσα διαδρομή και ο εκτιμώμενος χρόνος άφιξης·
• τα μηνύματα WhatsApp που αποστέλλονται ή λαμβάνονται μέσω της Υπηρεσίας — για κάθε μήνυμα, ποιος το έστειλε, πότε, τι είδους ήταν και η κατάσταση παράδοσής του (που διατηρείται ώστε τα μηνύματα να αποστέλλονται μόνο όσο το επιτρέπει το WhatsApp, εντός του παραθύρου εξυπηρέτησης πελατών 24 ωρών του), καθώς και το περιεχόμενό του (κείμενο, φωτογραφίες, φωνητικά μηνύματα και αρχεία) στον βαθμό που το διατηρεί ο τρόπος εργασίας που επιλέγετε·
• τα ονόματα, οι αριθμοί τηλεφώνου και οι αναθέσεις εργασιών των εργαζομένων σας.

Η επιλογή τρόπου εργασίας στην εφαρμογή αποτελεί εντολή σας προς εμάς σχετικά με το τι θα διατηρούμε από τις συνομιλίες σας στο WhatsApp. Όταν επιλέγετε τρόπο εργασίας που διατηρεί λιγότερα, ή όταν το πρόγραμμά σας δεν περιλαμβάνει πλέον εκείνον που είχατε, ή όταν αφαιρείτε τον αριθμό σας από την Υπηρεσία, διαγράφουμε από την Υπηρεσία όσα από τα μηνύματα των πελατών σας δεν διατηρεί πλέον η Υπηρεσία· οι συνομιλίες οι ίδιες παραμένουν στο WhatsApp.

Δεν ζητούμε και δεν επιθυμούμε δεδομένα ειδικών κατηγοριών — υγεία, πεποιθήσεις, βιομετρικά και συναφή. Παρακαλούμε μην τα καταχωρίζετε σε σημείωση εργασίας.

4. Ενεργούμε αποκλειστικά βάσει των εντολών σας

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα αυτά μόνο στον βαθμό που απαιτείται για την παροχή της Υπηρεσίας, όπως ορίζεται στους Όρους, και βάσει κάθε περαιτέρω τεκμηριωμένης εντολής που μας δίνετε. Εάν ποτέ θεωρήσουμε ότι μια εντολή παραβιάζει τη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων, θα σας το επισημάνουμε αντί να την ακολουθήσουμε σιωπηρά.

Εάν ο νόμος μάς υποχρεώσει να επεξεργαστούμε ή να γνωστοποιήσουμε δεδομένα πέραν των εντολών σας, θα σας ενημερώσουμε προηγουμένως, εκτός εάν αυτό μας απαγορεύεται από τον νόμο.

5. Εμπιστευτικότητα

Η πρόσβαση περιορίζεται σε όσους τη χρειάζονται για τη λειτουργία ή την υποστήριξη της Υπηρεσίας, οι οποίοι δεσμεύονται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας. Το MoverTrack λειτουργεί από πολύ μικρή ομάδα· η πρόσβαση είναι αντιστοίχως περιορισμένη.

6. Ασφάλεια (Annex II — τεχνικά και οργανωτικά μέτρα)

Εφαρμόζουμε μέτρα κατάλληλα προς τον κίνδυνο, μεταξύ των οποίων:

• κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS) για όλες τις συνδέσεις προς τους διακομιστές, τις εφαρμογές και τις βάσεις δεδομένων μας·
• κρυπτογράφηση σε κατάσταση ηρεμίας για τη βάση δεδομένων και τα αντίγραφα ασφαλείας·
• κανόνες πρόσβασης σε επίπεδο γραμμής στη βάση δεδομένων, ώστε ένας λογαριασμός να μην μπορεί να διαβάσει τα δεδομένα άλλου, και, στους δικούς μας διακομιστές, έλεγχος του συνδεδεμένου λογαριασμού, καθώς και του τι επιτρέπεται να βλέπει, σε κάθε αίτημα στο οποίο αυτοί απαντούν·
• έλεγχος ταυτότητας σε κάθε αίτημα που φθάνει σε δεδομένα πελατών, και διοικητικές λειτουργίες περιορισμένες σε επώνυμους λογαριασμούς χειριστών·
• ο αριθμός τηλεφώνου ενός πελάτη φθάνει στα άτομα που εργάζονται για εσάς μόνο εάν το επιτρέψετε, και μια συνομιλία μόνο εάν τους δώσετε πρόσβαση σε αυτήν·
• φιλοξενία σε καθιερωμένους παρόχους υποδομής (βλ. άρθρο 7)·
• τακτικός έλεγχος του ποιος και τι μπορεί να προσεγγίσει τα δεδομένα παραγωγής.

Αυτά είναι τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα στα οποία παραπέμπει το Annex II των Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών που ενσωματώνονται με το άρθρο 11. Ενδέχεται να τα μεταβάλουμε, όχι όμως κατά τρόπο που μειώνει ουσιωδώς το συνολικό επίπεδο ασφάλειας.

Κανένα σύστημα δεν είναι απολύτως ασφαλές, και δεν ισχυριζόμαστε το αντίθετο.

7. Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Χρησιμοποιούμε τους ακόλουθους υπεργολάβους επεξεργασίας. Καθένας δεσμεύεται από γραπτούς όρους προστασίας δεδομένων, όπως απαιτεί ο νόμος, και εμείς παραμένουμε υπεύθυνοι έναντι εσάς για τις πράξεις τους:

• Supabase — βάση δεδομένων, έλεγχος ταυτότητας και αποθήκευση αρχείων (ΕΕ, περιοχή Φρανκφούρτης)
• Vultr — διακομιστές εφαρμογών για παρακολούθηση και ανταλλαγή μηνυμάτων (ΕΕ, Φρανκφούρτη)
• Vercel — φιλοξενία για τους ιστοτόπους μας και τις σελίδες παρακολούθησης πελατών
• Google — χάρτες, γεωκωδικοποίηση, δρομολόγηση και υπολογισμός αποστάσεων· ανάγνωση του κειμένου μιας συνομιλίας ή ενός μηνύματος για τη συμπλήρωση μιας εργασίας όταν το ζητάτε· το ηλεκτρονικό μας ταχυδρομείο
• Meta Platforms — ανταλλαγή μηνυμάτων WhatsApp Business
• Stripe — επεξεργασία πληρωμών (τα δικά σας δεδομένα χρέωσης· όχι εκείνα των πελατών σας)
• Resend — συναλλακτικά μηνύματα και μηνύματα χρέωσης
• Telnyx — τηλεφωνία και αναγνώριση καλούντος, όπου χρησιμοποιείτε τις λειτουργίες αυτές
• Apple και Google — παράδοση ειδοποιήσεων push στις συσκευές σας και σε εκείνες των ατόμων που εργάζονται για εσάς
• Expo — προώθηση ειδοποιήσεων push στην Apple και στη Google· μια ειδοποίηση μπορεί να περιέχει το όνομα ή τον αριθμό ενός πελάτη και το κείμενο του μηνύματός του

Ο κατάλογος αυτός αποτελεί το Annex III των Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών που ενσωματώνονται με το άρθρο 11. Παρέχετε γενική εξουσιοδότηση για τους εν λόγω υπεργολάβους επεξεργασίας και μας εξουσιοδοτείτε να ορίζουμε και άλλους με τους ίδιους όρους.

Θα σας ειδοποιούμε τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα πριν από την προσθήκη ή την αντικατάσταση υπεργολάβου επεξεργασίας. Μπορείτε να αντιταχθείτε εντός της προθεσμίας αυτής για εύλογους και τεκμηριωμένους λόγους προστασίας δεδομένων. Εάν το πράξετε, θα προσπαθήσουμε να προτείνουμε μια αλλαγή που αίρει την αντίρρηση· εάν δεν μπορούμε να το πράξουμε με εμπορικά εύλογους όρους, καθένα από τα μέρη μπορεί να καταγγείλει το θιγόμενο μέρος της Υπηρεσίας, και το μοναδικό σας μέσο αποκατάστασης είναι η επιστροφή των ποσών που έχουν ήδη καταβληθεί για το αχρησιμοποίητο υπόλοιπο της περιόδου. Η υποβολή αντίρρησης δεν αναστέλλει τον ορισμό όσο διαρκεί η συζήτηση.

8. Υποστήριξη στην άσκηση των δικαιωμάτων των πελατών σας

Εάν κάποιος πελάτης σας ζητήσει αντίγραφο των δεδομένων του, ζητήσει τη διόρθωσή τους ή ζητήσει τη διαγραφή τους, το αίτημα αυτό οφείλετε εσείς να το απαντήσετε — αλλά θα σας βοηθήσουμε.

Τα περισσότερα μπορείτε να τα κάνετε μόνοι σας μέσα στην Υπηρεσία. Όπου δεν μπορείτε, στείλτε μήνυμα στο info@movertrack.com και θα σας συνδράμουμε εντός χρονικού πλαισίου που σας επιτρέπει να τηρήσετε τη δική σας προθεσμία. Εάν κάποιος πελάτης επικοινωνήσει απευθείας μαζί μας, δεν θα απαντήσουμε για λογαριασμό σας· θα το διαβιβάσουμε σε εσάς.

9. Εάν κάτι πάει στραβά

Εάν λάβουμε γνώση παραβίασης που αφορά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό σας, θα σας ενημερώσουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, με όσα γνωρίζουμε: τι συνέβη, ποιοι και τι επηρεάζονται εφόσον μπορούμε να το προσδιορίσουμε, τι πράττουμε γι' αυτό και τι σας προτείνουμε να πράξετε.

Θα σας παράσχουμε επίσης εύλογη συνδρομή σε κάθε αξιολόγηση ή γνωστοποίηση προς εποπτική αρχή που οφείλετε να πραγματοποιήσετε, καθώς και σε εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων, εάν τη χρειαστείτε.

10. Διαγραφή και επιστροφή

Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας οποτεδήποτε όσο ο λογαριασμός σας είναι ενεργός. Η διαγραφή του λογαριασμού από εσάς στην εφαρμογή είναι δική σας επιλογή διαγραφής: όλα διαγράφονται αμέσως, γι' αυτό εξαγάγετε πρώτα ό,τι χρειάζεστε. Αν ο λογαριασμός λήξει με άλλο τρόπο, μπορείτε ακόμη να εξαγάγετε επί 30 ημέρες μετά τη λήξη του.

Κατά τη λήξη της Υπηρεσίας, εσείς επιλέγετε εάν θα σας επιστρέψουμε τα δεδομένα σας ή θα τα διαγράψουμε. Ενημερώστε μας εντός των 30 αυτών ημερών. Εάν δεν μας ενημερώσετε, τα διαγράφουμε.

Έπειτα διαγράφουμε ή ανωνυμοποιούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τηρούμε για λογαριασμό σας, εκτός εάν ο νόμος μάς επιβάλλει να διατηρήσουμε κάτι — για παράδειγμα αρχεία συναλλαγών που τηρούνται για φορολογικούς λόγους. Τα αντίγραφα ασφαλείας ανακυκλώνονται με δικό τους κύκλο και διαγράφονται εντός 90 ημερών.

11. Διεθνείς διαβιβάσεις και οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες

Η βάση δεδομένων και οι διακομιστές εφαρμογών μας για τους Ευρωπαίους πελάτες βρίσκονται στην ΕΕ (Φρανκφούρτη). Ορισμένοι υπεργολάβοι επεξεργασίας του άρθρου 7 είναι εγκατεστημένοι στις Ηνωμένες Πολιτείες, ενώ και η ίδια η MoverTrack, LLC είναι εταιρεία των Ηνωμένων Πολιτειών, οπότε ορισμένα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαβιβάζονται εκεί.

Για τις διαβιβάσεις αυτές τα μέρη συνάπτουν τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες που εγκρίθηκαν από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή με την Implementing Decision (EU) 2021/914, οι οποίες ενσωματώνονται στην παρούσα DPA διά παραπομπής και συμπληρώνονται ως εξής:

• Εφαρμόζεται η Module Two (υπεύθυνος επεξεργασίας προς εκτελούντα την επεξεργασία). Εσείς είστε ο εξαγωγέας δεδομένων· η MoverTrack, LLC είναι ο εισαγωγέας δεδομένων.
• Εφαρμόζεται η Clause 7 (ρήτρα προσχώρησης).
• Clause 9 — επιλογή 2, γενική έγγραφη εξουσιοδότηση, με την προθεσμία ειδοποίησης 30 ημερών που ορίζεται στο άρθρο 7.
• Clause 11 — η προαιρετική διατύπωση περί ανεξάρτητης επίλυσης διαφορών δεν εφαρμόζεται.
• Clause 17 — οι Ρήτρες διέπονται από το δίκαιο της Ιρλανδίας.
• Clause 18 — οι διαφορές επιλύονται ενώπιον των δικαστηρίων της Ιρλανδίας.
• Annex I.A (μέρη) — εσείς, όπως προσδιορίζεστε από τον λογαριασμό σας· MoverTrack, LLC, 1111B S Governors Ave STE 42337, Dover, DE 19904, United States, info@movertrack.com.
• Annex I.B (περιγραφή της διαβίβασης) — τα υποκείμενα των δεδομένων, οι κατηγορίες δεδομένων, οι σκοποί, η συχνότητα (συνεχής) και η διάρκεια που ορίζονται στο άρθρο 3 της παρούσας DPA.
• Annex I.C (αρμόδια εποπτική αρχή) — η αρχή του κράτους μέλους του ΕΟΧ στο οποίο είστε εγκατεστημένοι ή στο οποίο είναι εγκατεστημένος ο εκπρόσωπός σας.
• Annex II (μέτρα ασφάλειας) — το άρθρο 6 της παρούσας DPA.
• Annex III (υπεργολάβοι επεξεργασίας) — το άρθρο 7 της παρούσας DPA.

Για διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υπόκεινται στο δίκαιο προστασίας δεδομένων του Ηνωμένου Βασιλείου, τα μέρη συνάπτουν επιπλέον το UK International Data Transfer Addendum που εκδόθηκε βάσει του section 119A of the Data Protection Act 2018, με τα ανωτέρω ως τις εγκεκριμένες SCC, τους Tables 1–3 συμπληρωμένους διά παραπομπής στο Annex I ανωτέρω και τον Table 4 να ορίζεται σε κανένα από τα μέρη. Για διαβιβάσεις που υπόκεινται στο ελβετικό δίκαιο, οι παραπομπές στον ΓΚΠΔ νοούνται ως παραπομπές στον Swiss FADP και αρμόδια αρχή είναι η FDPIC.

Όπου ένας υπεργολάβος επεξεργασίας είναι πιστοποιημένος βάσει του EU–US Data Privacy Framework (Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ), μπορούμε να στηριχθούμε στην πιστοποίηση αυτή για τις προς αυτόν διαβιβάσεις.

Εάν οι Ρήτρες και η παρούσα DPA συγκρούονται, υπερισχύουν οι Ρήτρες.

12. Έλεγχος και πληροφόρηση

Θα σας παρέχουμε τις πληροφορίες που εύλογα χρειάζεστε για να αποδείξετε ότι τηρούμε τις υποχρεώσεις μας από το παρόν, και θα συμβάλλουμε σε ελέγχους που επιβάλλονται από τη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων.

Επειδή αποτελούμε πολύ μικρή ομάδα, αυτό σημαίνει γραπτές απαντήσεις και τεκμηρίωση αντί επιτόπιας επιθεώρησης. Όπου ένας έλεγχος απαιτείται πραγματικά, μπορεί να διενεργείται μία φορά ανά δωδεκάμηνη περίοδο (συχνότερα μόνο εάν το απαιτήσει εποπτική αρχή ή μετά από επιβεβαιωμένη παραβίαση που αφορά τα δεδομένα σας), κατόπιν έγγραφης ειδοποίησης 30 ημερών, εντός εργάσιμων ωρών, χωρίς διατάραξη της Υπηρεσίας, από πρόσωπο που δεν είναι ανταγωνιστής μας, υπό όρους εμπιστευτικότητας και με δικά σας έξοδα.

13. Κατανομή ευθύνης μεταξύ μας

Εγγυάστε ότι διαθέτετε νόμιμη βάση για κάθε δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα που καταχωρίζετε στην Υπηρεσία, ότι έχετε παράσχει στους πελάτες σας τις πληροφορίες που απαιτεί το δίκαιό τους, ότι οι εντολές σας προς εμάς είναι νόμιμες και ότι δεν θα μας αποστέλλετε δεδομένα ειδικών κατηγοριών.

Θα μας αποζημιώνετε έναντι αξιώσεων, προστίμων και εύλογων εξόδων που απορρέουν από παράβαση της εγγύησης αυτής, από τις εντολές σας ή από αξίωση πελάτη σας που αφορά δικές σας πράξεις ή παραλείψεις και όχι δικές μας.

Η ευθύνη κάθε μέρους βάσει της παρούσας DPA υπόκειται στους περιορισμούς και τις εξαιρέσεις του άρθρου 18 των Όρων Παροχής Υπηρεσιών, και οι περιορισμοί αυτοί ισχύουν για όλες τις αξιώσεις βάσει της παρούσας DPA σωρευτικά με όλες τις αξιώσεις βάσει των Όρων. Κανένα σημείο του παρόντος δεν περιορίζει τα δικαιώματα του υποκειμένου των δεδομένων έναντι οποιουδήποτε εκ των μερών βάσει των Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών ή του εφαρμοστέου δικαίου.

Εάν εποπτική αρχή ή δικαστήριο μάς κρίνει από κοινού υπεύθυνους για κάτι που προκλήθηκε από τις εντολές σας ή από παράβασή σας, θα μας αποζημιώσετε για το μέρος που σας αναλογεί.

14. Υπεροχή και επικοινωνία

Εάν η παρούσα DPA και οι Όροι Παροχής Υπηρεσιών συγκρούονται ως προς τον χειρισμό δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, υπερισχύει η παρούσα DPA.

MoverTrack, LLC
1111B S Governors Ave STE 42337, Dover, DE 19904, United States
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: info@movertrack.com